Dokumen Penawaran yang Optimal

Salah satu hal yang sering dikeluhkan di pengembangan sistem LPSE adalah waktu upload yang lama karena ukuran file cukup besar.  Sebenarnya solusi teknisnya cukup mudah namun tidak semua orang mengetahui. Berikut ini beberapa hal yang perlu diperhatikan.

1. Scan Dokumen yang Diminta Saja

Hasil scan merupakan file image yang berukuran besar, apalagi jika discan dengan resolusi tinggi. Jika dokumen lelang tidak mensyaratkanpenyedia mengirimkan hasil scan dokumen, penyedia tidak perlu scan dokumen tersebut. Cukup dokumen dalam format MS Office, PDF atau sesuai yang tertulis di dokumen lelang. Satu halaman hasil scan bisa berukuran 500 KB atau lebih.

2.  Scan dengan Resolusi Rendah atau Lakukan Resize Image Hasil Scan

Jika harus melakukan scanning, scanlah dengan resolusi rendah dan kalau perlu hitam putih. Perhatikan petunjuk penggunaan scanner Anda. Untuk kertas ukuran 4A atau folio, gunakan ukuran resolusi sekitar 1024 x 768 pixel. Atau, Anda dapat melakukan resize sendiri dengan software sehingga file yang berukuran besar dapat diperkecil hingga 95%. Perhatikan ilustrasi di bawah ini:

Awal	Resize	Selisih
3072 x 2304 pixel	1024 x 768 pixel
2.048 KB	96 KB	95%

File yang mula-mula berukuran 2MB berkurang hingga 95% menjadi hampir 100KB.  Resize dapat dilakukan dengan software IrfanView yang dapat didownload di http://www.irfanview.com.  Adapun petunjuk penggunaannya adalah sebagai berikut:

1. Download dan install IrfanView terlebih dahulu.
2. Buka IrfanView.
   Menu: Start > Program > IrfanView > Irfan View 4.0! (Atau IrfanView versi lain)
3. Buka file yang akan diresize.
   Menu: File > Open! Pilih filenya.
4. Lakukan resize.
   Menu: Image > Resize/Resample!
5. Pilih resolusi yang ada di bagian kanan.
   Pilih resolusi 1024 x 768 atau 1280 x 960 atau  1600 x 1200 pixel.
   Click OK.
6. Simpan file tersebut.
   Menu: File > Save As. Isikan nama baru, misalnya: CV-small.jpg
7. Lakukan langkah 3-6 untuk file-file image yang lain.

Sistem LPSE tidak bisa membatasi ukuran file atau memperkecil ukuran file secara otomatis. Sistem LPSE hanya dapat melakukan kompresi (teknik untuk memperkecil ukuran file) menggunakan Aplikasi Apendo.